Plan de comunicare: cum trebuie facut corect și în mod eficient

Planificarea este o modalitate de a organiza acțiuni care vor duce la îndeplinirea unui obiectiv. Scopul tău, în acest caz, este de a crește gradul de conștientizare cu privire la beneficiile pe termen lung ale inițiativei tale adaptat publicului tău țintă.
Astfel, pentru a dezvolta un plan de comunicare eficient, este important să ai în vedere câteva întrebări de bază:

➤ De ce vrei să comunici cu comunitatea? (Care este scopul tău?)
➤ Cui vrei să-i comunici? (Cine este publicul tău?)
➤ Ce vrei să comunici? (Care este mesajul tău?)
➤ Cum vrei să-l comunici? (Ce canale de comunicare vei folosi?)
➤ Pe cine ar trebui să contactezi și ce ar trebui să faci pentru a utiliza acele canale? (Cum vei distribui mesajul tău?)

Răspunsurile la aceste întrebări constituie planul tău de acțiune, ceea ce trebuie să faci pentru a comunica eficient cu publicul tău. Restul planului de comunicare implică trei pași:

➤ Implementare plan de acțiune, stabilire mesaj și diseminarea lui către publicul țintă
➤ Evaluarea eforturilor de comunicare și ajustarea planului în consecință
➤ Continuarea acțiunilor și monitorizarea implementării acestora

Comunicarea este o activitate continuă pentru orice organizație care deservește, depinde sau este în vreun fel conectată cu comunitatea. Scopul, audiența, mesajul și canalele se pot schimba, dar nevoia de a menține relații cu mass-media și cu oamenii cheie din comunitate, rămâne. Ca urmare, o parte esențială a oricărui plan de comunicare este să continui să utilizezi și să revizuiești planul, pe baza experienței și adaptat specificului campaniei.

DE CE AR TREBUI SĂ DEZVOLȚI UN PLAN DE COMUNICARE?
Un plan va face posibilă direcționarea corectă a comunicării. Îți oferă o structură clară pentru a determina direcția unui proiect. În măsura în care aloci timp la începutul unui proiect – pentru planificare, poți economisi mult timp mai târziu, deoarece știi ce ar trebui să faci în orice moment al procesului. Un plan va face eforturile de comunicare mai eficiente și mai durabile.

CÂND AR TREBUI SĂ DEZVOLȚI UN PLAN DE COMUNICARE?
De îndată ce organizația din care faci parte începe să își planifice obiectivele și activitățile, este important să începi să planifici și modalități de comunicare a acestora; comunicarea de succes este un proces continuu, nu un eveniment unic. Comunicarea este utilă în toate punctele de dezvoltare a organizației, poate ajuta la difuzarea mesajelor, la captarea interesului pentru un program de lungă durată sau la atragerea de noi surse de finanțare a afacerii.

CUM ELABOREZI UN PLAN DE COMUNICARE?
Planificarea comunicării este un proces în nouă pași, iar aceștia sunt următorii:
➤ Identificare scop comunicare
➤ Identificare public
➤ Planificare și proiectare mesaj
➤ Stabilire canale de comunicare
➤ Ținere cont de resursele companiei
➤ Anticipare situații neprevăzute: obstacole și urgențe
➤ Stabilire strategii pentru conectare cu mass media și diseminare mesaj
➤ Creare plan de acțiune
➤ Evaluare și ajustare plan pe baza rezultatelor acestuia

1. Identificare scop comunicare
Mesajul care trebuie comunicat depinde în mare măsură de obiectivele stabilite, astfel încât rezultatele obținute să fie conform așteptărilor.
Scopul planului de comunicare, poate fi de exemplu:
o A deveni cunoscut, sau mai bine cunoscut, în comunitate
o Educarea publicului cu privire la problema pe care o abordează compania din care faci parte
o Recrutarea participanților sau beneficiarilor programului
o Recrutarea de voluntari care să te ajute în proiectul de care te ocupi
o Adunarea susținătorilor sau a publicului larg să acționeze pentru cauza ta
o Anunțarea evenimentelor
o Sărbătorirea unor victorii
o Strângerea de fonduri pentru a finanța o afacere sau un proiect
o Contracararea argumentelor sau a unor erori
o Organizarea unui eveniment de mare amploare

2.Identificare public
La cine încerci să ajungi? Cunoașterea publicului îți va permite să planifici comunicarea în mod logic. Vei avea nevoie de mesaje diferite pentru grupuri diferite și de canale ori metode diferite pentru a ajunge la fiecare dintre acele grupuri. Astfel, grupurile pot fi împărțite după următoarele caracteristici:

• Demografic. Datele demografice sunt pur și simplu informații statistice de bază despre oameni, cum ar fi sexul, vârsta, originea etnică și rasială, venitul etc.
• Geografic. Poate dorești să te concentrezi asupra unui întreg oraș sau regiune, asupra unuia sau mai multor cartiere sau asupra oamenilor care locuiesc în apropierea unei anumite regiuni cu caracteristici geografice importante privind proiectul pe care urmează să îl desfășori.
• Angajare. Poți fi interesat de oameni care au expertiză într-un anumit domeniu sau de oameni care nu dețin un loc de muncă.
• Sănătate. Preocuparea ar putea fi pentru persoanele cu risc sau care se confruntă cu o anumită afecțiune – hipertensiune arterială, diabet – sau este posibil să fie necesar un efort de promovare a sănătății la nivel general pentru întrega comunitate, de tip – „Mâncați sănătos, faceți exerciții fizice regulat”.
• Comportament. Vizează direcționarea mesajului luând în considerare anumite obiceiuri ori stiluri de viață, cum ar fi direcționarea mesajului către fumători, de exemplu, sau către tinerii implicați în acte de violență.
• Atitudini. Se încearcă schimbarea părerii oamenilor sau aducerea acestora la următorul nivel de înțelegere?

Un alt aspect al audienței de luat în considerare este necesitatea de a direcționa comunicarea către cei al căror comportament, cunoștințe sau condiție vei dori să le influențezi deciziile.

3. Planificare și proiectare mesaj
Pentru crearea mesajului, este important să iei în considerare conținutul, starea de spirit, limbajul și designul.

• Conţinut. În cursul unei campanii naționale de alfabetizare a adulților din anii 1980 care s-a desfășurat în America, educatorii au aflat că reclamele TV care prezentau un profil de adulți entuziasmați de succes, au atras noi cursanți către programele lor de alfabetizare. Reclamele care descriau dificultățile adulților cu abilități slabe de citit, scris și matematică au atras potențiali voluntari. Ambele reclame au fost concepute pentru a prezenta aceleași puncte – importanța abilităților de bază și necesitatea eforturilor de alfabetizare, dar au vorbit unor grupuri diferite.
Pentru ca un mesaj să fie eficient, acesta trebuie să țină cont de publicul căruia i se adresează.
• Stare de spirit. Gândește-te la ce emoții vrei să apelezi. Starea de spirit a mesajului tău va ajuta foarte mult să determine modul în care oamenii reacționează la el. În general, dacă starea de spirit este extremă – negativă, încercând să-ți faci publicul să se simtă vinovat – oamenii nu îi vor acorda prea multă atenție. Menținerea tonului pozitiv va ajunge de obicei la mai mulți oameni decât evocarea sentimentelor negative, cum ar fi crearea unui mesaj ce are la baza emoții precum frica sau furia.
• Limba. Există două aspecte ale limbii în care se transmite un mesaj. Un aspect este reprezentat de limba specifică unei regiuni sau țări, cum ar fi româna, engleză, franceza, spaniolă – pe care o vorbește publicul vizat. Celălalt aspect este stilul limbajului care va fi utilizat – formal sau informal, simplu sau complex, utilizând termeni ușor de înțeles sau termeni specializați.

4. Stabilire canale de comunicare
Pentru a defini canalele de comunicare cu cel mai mare impact pentru publicul tău țintă, este esențial să afli informații despre acea comunitate: ce canal de radio ascultă, ce tip de informații citește, cu ce se ocupă (domeniul de activitate), ce nivel de educație are (dacă sunt elevi, studenți, angajați, pensionari).

• Postere, pliante, broșuri. Acestea pot avea o eficiență sporită atunci când sunt distribuite în locurile în care brandul este deja cunoscut în mintea consumatorului. (clinică medicală, supermarket, salon de cosmetică, etc).
• Buletine informative (newslettere). Trimiterea de newsletere către potențiali clienți va ajuta la o creștere a vânzărilor.
• Materiale promoționale. Articole precum șepci, tricouri și căni pot servi drept canale eficiente pentru transmiterea mesajului către consumator.
• Site-uri. Pe lângă site-ul web al companiei pe care o reprezinți, poți lua în considerare și opțiunile de social media: Facebook, Linkedin, Twitter, YouTube, acestea fiind instrumente de comunicare foarte eficiente.
• Știri, rubrici și rapoarte. Acestea dețin un rol important în măsura în care sunt abordate în mod corect, astfel încât accentul să fie pus pe valoarea de noutate și nu neapărat pe o promovare agresivă.
• Comunicate de presă și conferințe de presă. Este necesar să se aloce o importanță aparte obiectivului comunicării și tematicii materialului, astfel încât să suscite interesul publicului țintă.
• Evenimente locale și naționale. Susținere de prezentări la diverse evenimente aflate în domeniul în care se află publicul țintă al companiei tale poate reprezenta o metodă foarte eficientă de promovare.
• Demonstrații publice. Acestea se pot face inclusiv în cadrul evenimentelor. De exemplu, o companie care oferă servicii medicale sau aparatură medicală, poate organiza o demonstrație prin care să arate cum funcționează respectivul aparat.
• Televiziunea. Aceasta poate transmite atât mesaje simple de tip reclame și anunțuri de serviciu public, cât și știri plus programe de divertisment care tratează problema sau profilul companiei din care faci parte.

5. Ținere cont de resursele companiei
Acest aspect vizează întrebări precum: Există finanțe pentru proiectul planificat? Există resurse umane care să se ocupe de implementare? În măsura în care vei investi resurse financiare, care sunt șansele de a obține un randament bun? Există oameni care să facă acest lucru posibil? Care sunt potențialele riscuri implicate?

6. Anticipare situații neprevăzute: obstacole și urgențe
În orice proiect, indiferent de complexitatea lui, ne putem confrunta cu situații neprevăzute, însă este esențial să le putem anticipa dinainte astfel încât să abordăm problema în mod corect iar aceasta să fie rezolvată într-un timp mai scurt.
De exemplu, în măsura în care organizezi o conferință medicală națională sau internațională care se acreditează în fiecare an, iar numărul medicilor participanți și al firmelor expozante depinde în mare măsură de obținerea acreditării, este esențial să ai în vedere o planificare bine pusă la punct pentru acreditarea la timp a evenimentului.

De asemenea, este important să conturezi un plan de rezervă pentru situația neprevăzută în care evenimentul nu ar obține acreditarea la timp sau chiar deloc. Cine trebuie contactat? Cum se rezolvă situația față de participanți? Cum se comunică în mod eficient, mesajul? Acest lucru va impacta și următoarele ediții ale conferinței?

Crearea unui plan de rezervă pentru o potențială situație de criză ar trebui să facă parte din orice plan de comunicare, astfel încât să știi cum să acționezi atunci când apare o problemă sau o criză. Planurile de criză ar trebui să includă cine își asumă responsabilitatea și pentru ce anume, relaționarea cu mass-media, corectarea erorilor, deciderea când ceva trebuie refăcut mai degrabă decât reparat etc. Ar trebui să acopere cât mai multe situații și cât mai multe aspecte ale fiecărei situații posibile.

7. Stabilire strategii pentru conectare cu mass media și diseminare mesaj
Stabilirea de relații cu reprezentanții individuali ai mass-media și instituțiile media este o parte esențială a unui plan de comunicare, la fel ca și stabilirea de relații cu persoane și instituții influente din comunitate aferentă publicului țintă.

Este important să creezi contacte personale, să oferi mass-mediei și altor persoane, motive să te ajute și să menții aceste relații pe termen lung pentru a rămâne deschise canalele de comunicare.

Personale care te pot ajuta să diseminezi mesajul pot fi lideri din diverse comunități, directori generali de afaceri, instituții de stat, colegii, spitale, organizații de sănătate, toate acestea având acces la grupuri de membri ai comunității care ar putea avea nevoie să asculte mesajul.

8. Creare plan de acțiune
Acest lucru ar presupune punerea laolaltă a tuturor informațiilor necesare, cum ar fi: care este scopul proiectului, stabilirea profilului buyer persoana (cine sunt potențialii clienți), ce informații cheie ar trebui să conțină mesajul, ce tip de probleme (blocaje) pot apărea pe parcurs, ce canale vor fi utilizate cu un impact eficient, cum se pot accesa acele canale cu un cost mai scăzut, cine se ocupă de implementare. Ulterior, după crearea planului de comunicare, acesta va putea fi ajustat în funcție de experiența în domeniu, specificul campaniei și feedback-ul obținut în etapele anterioare ale proiectului.

9. Evaluare și ajustare plan pe baza rezultatelor acestuia
Evaluarea unei campanii este extrem de importantă pentru a trasa lucrurile care au funcționat, cele care necesită îmbunătățire pe viitor ori tipuri de blocaje care au existat pe parcursul proiectului. Astfel, campania următoare va fi mult mai eficientă, iar cunoscând tipuri de probleme apărute, se pot anticipa și rezolva mai ușor în proiectele viitoare.